Concepto de Bases de Datos
Una base de datos de Microsoft Access es un conjunto de información relacionada con un tema o propósito particular.
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Características de ACCESS.
Microsoft Access es un sistema interactivo de administración de bases de datos para Windows. Access tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar la información resultante del manejo de sus bases de datos. Entre sus principales características se encuentran:
* Access es gráfico, por lo que aprovecha
al máximo la potencia gráfica de Windows, ofreciendo métodos usuales de acceso
a los datos y proporcionando métodos simples y directos de trabajar con la
información.
* Access facilita la administración de datos :ya que sus posibilidades de consulta y conexión le ayudan a encontrar
rápidamente la información deseada, cualquiera que sea su formato o lugar de
almacenamiento.
* Con Access es posible producir
formularios e informes :que a su vez son sofisticados y efectivos, así como gráficos y
combinaciones de informes en un solo documento.
* Access permite lograr un considerable
aumento en la productividad: mediante el uso de los asistentes y las macros.
Estos permiten automatizar fácilmente muchas tareas sin necesidad de programar.
* Elementos fundamentales.
* Una B.D : de Access no es sólo una tabla de
datos, sino que es un conjunto de objetos. Access le permite crear formularios,
informes y otros objetos que le ayudan a presentar sus datos tal como lo desee,
pero la información propiamente dicha, se almacena en tablas.
*Tablas: Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos,entre otras.
*Un registro :es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
*Tablas: Una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema específico. Los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos) y filas (llamadas registros). En una tabla, un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de empresas, fechas de contratación de empleados, precios de productos,entre otras.
*Un registro :es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento y por lo general incluye información de varios campos.
* Consultas: Una consulta es una pregunta que una determinada persona realiza.Plantea acerca de la información contenida en su base de datos, como por
ejemplo “¿Qué productos tienen proveedores australianos?”. Los datos que
responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias; la consulta
reúne la información solicitada. El conjunto de registros que responden a la
consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de respuestas
dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros, que es cualquier
conjunto de registros definido por una tabla o consulta.
* Formularios: Un formulario es, por lo general, un buen
diseño para introducir, cambiar y ver los registros de su base de datos. Al
abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los
presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso.
En un formulario se muestran determinados registros, con un diseño
personalizado.
* Informes: Un informe se utiliza para representar
los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales
correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden
presentar con un diseño personalizado.
-es importante saber que una B.D. puede contener o no cualesquiera de
estos objetos, pero al menos debe contener una tabla.
Operaciones fundamentales con las bases de datos
estas pueden ser:
* Abrir una base de datos.
*Crear una base de datos.
* Cerrar una base de datos
*Emplear las fichas-guía.
* Diseñar las bases de datos.
* Usar los Asistentes de Access para crear
objetos.
* Cuando se abra o cree una base de datos, Access
presentará la ventana de la base de datos en la ventana de Access. La ventana
de la base de datos es su centro de control. Desde aquí puede
crear y usar cualquier objeto de su base de datos.
*
La barra de menús incluye los menús y los
comandos que le permiten crear y usar objetos en su base de datos. La barra de
herramientas contiene las opciones que puede utilizar para llevar a cabo
operaciones comunes y para obtener ayuda sobre la tarea actual.
*
Al crear objetos y abrir nuevas ventanas en
Access, la barra de menús y la barra de herramientas cambian para presentar los
comandos y las opciones que se aplican al trabajo en cada ventana.
*
Los botones de selección de objetos de la
ventana de la base de datos proporcionan acceso directo a todos los objetos de
su base.
Abrir una Base de Datos
* Cuando se abre una B.D. en Access, lo que se
abre es un archivo que contiene los datos y las estructuras de las tablas, así
como las consultas, formularios, informes y otros objetos que constituyen la
B.D.
Para abrir una base de datos existente:
- el botón “Abrir base de datos” de la barra de herramientas.
- el botón “Abrir base de datos” de la barra de herramientas.
- Aparecerá la
caja de diálogo Abrir base de datos. Para abrir la base de
datos con acceso de sólo lectura, seleccione la opción “Solo lectura” en
el cuadro de diálogo Abrir base de datos. Este modo de acceso nos permite
ver pero no modificar los datos y objetos de la base de datos.
- Para abrir
la base de datos con acceso exclusivo,hay que seleccionar la opción “Exclusivo”.
Este modo de acceso impide que otros usuarios modifiquen los datos y objetos en
la base. Desactive esta opción para compartir los datos en un entorno
multiusuario.
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